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Active Sourcing intern aufbauen?

Teil 1: Warum der Anfang oft glänzt – und dann schnell ernüchtert

Viele Unternehmen starten mit großem Elan in den Aufbau eines internen Active-Sourcing-Teams – und das oft gar nicht schlecht. Erste Kandidaten zeigen Interesse, Rückmeldungen kommen schnell, man hat das Gefühl: „Wir haben den Schlüssel gefunden!“

Was dann passiert, ist fast immer gleich – und fast immer unterschätzt.

Der Anfang läuft – weil die Profile frisch sind

Gerade bei stark gesuchten Positionen – z. B. im Bereich IT, Technik, Engineering oder auch Vertrieb – lassen sich die ersten zehn, zwanzig Profile gut und mit wenig Aufwand recherchieren.
Mit einem freundlichen Ansprachetext bekommt man häufig gleich mehrere Rückmeldungen. Vielleicht sogar erste Interviews. Vielleicht sogar erste Einstellungen.

Zwei, drei, manchmal sechs Besetzungen ohne externe Hilfe. Jackpot!

Die Euphorie – und warum sie trügt

Dieses Erfolgserlebnis sorgt oft für eine falsche Einschätzung:

„Das funktioniert super! Das können wir intern abbilden. Wozu brauchen wir noch eine Personalvermittlung?“

Doch was in dieser Phase übersehen wird:
Man erntet zu Beginn nur die „Low-Hanging Fruits“.

  • Die sichtbarsten und aktivsten Profile werden zuerst angeschrieben.
  • Kandidaten sind noch nicht überansprochen.
  • Die Energie im Team ist hoch.

Und dann?

Die Pipeline versiegt

Nach der dritten oder vierten Anschreibe-Runde passiert genau das, was viele nicht einplanen:

  • Die Rücklaufquoten sinken.
  • Immer mehr Kandidaten reagieren nicht.
  • Der gleiche Text wurde längst mehrfach versendet.
  • Es fehlen Ideen für neue Zielgruppen oder Plattformen.
  • Motivation und Zeitdruck steigen.

Was anfangs wie ein Selbstläufer wirkte, wird plötzlich zäh, frustrierend und schwer messbar.

Und genau an dieser Stelle entscheidet sich, ob ein Unternehmen bereit ist, echtes Active Sourcing zu betreiben – oder ob das Projekt intern versandet.

Was man aus dieser Phase lernen kann

Der anfängliche Erfolg ist nicht falsch – aber er ist kein Maßstab für nachhaltiges Active Sourcing.
Denn echte Direktansprache ist kein Sprint. Sondern ein Marathon mit Strategie, Struktur und Ausdauer.

Dazu gehören u. a.:

  • Zielgruppenkenntnis
  • ein durchdachtes Reminder-System
  • individuelle Ansprache, die zur CI passt
  • ständige Prozessanpassung auf Basis der Rückmeldungen

Ohne diese Elemente – und ohne Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten – bleibt es bei einem Strohfeuer.

Erfolgreiches Onboarding: So machen wir das! 🎉

Erfolgreiches Onboarding ist der Schlüssel zu langfristigem Erfolg! 🚀

Wir haben viel herumexperimentiert, wie genau man neue Mitarbeiter gut einarbeiten kann. Für kleinere Unternehmen wie das unsrige ist das durchaus eine große Herausforderung, da die wichtigsten Ressourcen wie Zeit und Manpower begrenzt sind. Zudem bedarf es einer festen Struktur, die alle Vorgänge berücksichtigt und festlegt, wann welches Thema genau in welchem Umfang und mit welchen Regeln gelernt werden kann und soll.

Obwohl wir ein kleineres Unternehmen sind, haben wir eine innovative Lösung entwickelt, auf die ich sehr stolz bin: unsere eigene Online-Akademie. 📚 Diese dient sowohl der Einarbeitung als auch der Weiterbildung aller Mitarbeiter. Denn wir alle wissen, dass es mit einer Schulung oder einem einmaligen Workshop eben nicht erledigt ist und alles gleich perfekt umgesetzt wird.

Doch zurück zum Thema Einarbeitung:

Unsere Onboarding-Strategie: Die Vielfalt und Stärke des Teams nutzen! 💪

Wir setzen auf die Stärken jedes einzelnen Mitarbeiters. Verschiedene Kollegen begleiten die neuen Teammitglieder durch unterschiedliche Themenbereiche. So haben wir beispielsweise einen Kollegen, der die administrativen Aspekte unseres CRM-Systems ganz genau kennt, während eine Kollegin die Nutzung unserer Recruiting-Tools begleitet und erklärt. Das Kunden- und Kandidatenmanagement, das Erstellen von ansprechenden Exposés, die beste Methode, mögliche Kandidaten auf informative und ansprechende Art & Weise anzuschreiben. Auf was muss ich bei Bewerbungen achten? Wie oft gebe ich wem genau Feedback? Und von wem und wann genau fordere ich wie genau Feedback ein?

Ja, als 360-Grad-Recruiter gibt es wirklich unheimlich viel zu lernen! 🤯 Zudem bei uns – einem Unternehmen, das sich über rund 30 Jahre hinweg entwickelt hat.

Die Vorteile unseres Ansatzes:
✅ Maximale Expertise: Neue Mitarbeiter lernen von den Experten in jedem Bereich, was die Qualität der Einarbeitung erhöht.
✅ Teamintegration: Das neue Teammitglied lernt alle Kollegen kennen und wird so schneller Teil des Teams.
✅ Verteilte Verantwortung: Anstatt einem einzelnen Mentor wird die Verantwortung auf mehrere Schultern verteilt, was die Belastung für den Einzelnen reduziert.

Fazit:
Bei uns ist Onboarding keine trockene Pflicht, sondern ein aufregendes Abenteuer. Wir setzen von Anfang an auf Spaß, Teamgeist und eine ordentliche Portion Humor. Neue Kollegen sind bei uns vom ersten Tag an mittendrin statt nur dabei! 😊

Biersenf !

Nicht nur für Bierliebhaber!

Diesen Senf habe wir sowohl im Büro wie auch schon zum verschenken ausporbiert! Und wir sind begeistert.

Entdecke einen Senf, der richtig kickt!
Wir haben einen mega leckeren Senf entdeckt, der mit seinem einzigartigen Geschmack voll überzeugt. Die perfekte Mischung aus Würze und Sanftheit macht ihn zum idealen Begleiter für Fleisch, Käse, Sandwiches und viele andere Snacks. Egal ob als Dip, Marinade oder einfach als cooler Zusatz zu deinen Lieblingsgerichten – dieser Senf bringt richtig Pep in jede Mahlzeit.

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Einzigartige Benefits: So verwöhnen unsere Kunden ihre Mitarbeiter!

Ja, den Obstkorb kennt jeder. Der eine findet es toll, der andere einfach nur langweilig. Deshalb habe ich mich in meinem Kundekreis für Euch mal umgeschaut und ein paar außergewöhnliche Benefits gefunden.

1. Schwimmkarte für Bäder in der Umgebung:

Einer unserer Kunden glänzt mit einer Benefit-Idee, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter auf ein neues Level hebt. Sie bieten Schwimmkarten an, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Bäder in der Umgebung kostenlos zu nutzen. Diese Initiative fördert die körperliche Gesundheit, Entspannung und die Möglichkeit, nach einem langen Arbeitstag eine erfrischende Auszeit zu genießen.

2. Betreuung und Pflege:

Ein anderer Kunde von uns setzt sich in vorbildlicher Weise für die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter und ihrer Familien ein. Das Unternehmen verfügt über ein internes Beratungscenter, das speziell für Angehörige von pflegebedürftigen Familienmitgliedern eingerichtet wurde. Hier erhalten Mitarbeiter Unterstützung und Ratschläge zur Pflegeorganisation, zu Unterstützungsmöglichkeiten und finanziellen Aspekten.

Darüber hinaus hat dieses Unternehmen eine Kooperation mit örtlichen Dienstleistern geschlossen, um die Vermittlung von qualifizierten Kinderbetreuungsdiensten und Pflegekräften zu erleichtern. Im Verbund mit flexiblen Arbeitszeiten, Teilzeit-Möglichkeiten wie auch Telearbeit ein gelungenes Gesamtkonzept für mehr als „nur“ Work-Life-Balance“.

 3. Angelkarte:

In einem weiteren Fall geht es um die Förderung von Entspannung und Naturverbundenheit. Ein Kunde bietet seinen Mitarbeitern Angelkarten an. Dieses ungewöhnliche Benefit ermöglicht es den Mitarbeitern, dem Alltagsstress zu entkommen und die Ruhe der Natur beim Angeln zu genießen.

Wir freuen uns darüber, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die solche außergewöhnlichen Benefits bieten.

Die Kunst der Stellenanzeigen: Warum Details den Unterschied machen

Als erfahrene Personalberaterin tauche ich tagtäglich in die faszinierende Welt der Stellenanzeigen ein. Dabei fällt mir immer wieder auf, wie wenig Liebe und Lust oft in die Gestaltung dieser Anzeigen einfließt.

Wir alle kennen sie – die steifen, hochtrabenden Titel, die oft mehr Verwirrung stiften als Klarheit zu schaffen. Welcher mögliche Bewerber gibt in die Suchmaschine schon einen Titel ein wie „Fachkoordinator für integratives Ressourcenmanagement“ oder „Architekt der operativen Synergieoptimierung“?

Klingt beeindruckend, oder? Aber ehrlich gesagt, wer kann auf Anhieb sagen, was sich dahinter wirklich verbirgt?

Die Offensichtlichkeit der Selbstverständlichkeiten

Schauen wir uns den Bereich „Aufgaben“ an. Wie oft sind wir über Formulierungen gestolpert wie: „Kenntnisse in Microsoft Word erforderlich“? Liebes Unternehmen, wir alle wissen, dass in einer Welt, die von Computern und Smartphones beherrscht wird, die Kenntnis der Grundlagen der Textverarbeitung ziemlich selbstverständlich ist. Jemanden danach zu fragen, ist so, als würde man in einer Kochshow nach dem Wissen über das Schälen von Kartoffeln fragen – es wird einfach vorausgesetzt.

Die Kunst der Direktansprache und Details, die zählen

Im Rahmen der Direktansprache haben wir eine andere Herangehensweise. Wir glauben, dass es bei einer Position um mehr als nur um leere Floskeln geht. Es geht darum, die Schwerpunkte einer Position herauszuarbeiten, die kleinen Details zu enthüllen, die eine Rolle wirklich einzigartig machen. Denn mal ehrlich, sind es nicht gerade diese kleinen Besonderheiten, die den Alltag interessant gestalten?

Berichtslinie, Teamgröße, das sind die Informationen, die ins Auge springen sollten. Wir wissen, wie wichtig es ist zu erfahren, ob bei Abwesenheit eines Teammitglieds die Hölle losbricht oder alles reibungslos weiterläuft. Und genau deshalb teilen wir diese Einblicke gerne mit unseren Bewerbern.

Fazit: Liebe zum Detail macht den Unterschied

Am Ende des Tages dreht sich alles um die kleinen Dinge. Es ist die Liebe und die Sorgfalt, die in jede Stellenanzeige fließen sollten. Wir sind der Meinung, dass eine klare und ehrliche Kommunikation der Schlüssel ist – kein Zaubertrick, sondern einfach gute Praxis.

Mein Traum von der Arbeitswelt von morgen

Mitunter staune ich über so viel Nativität. Ja, ich weiß. Der Mensch lebt von Hoffnung. Der Hoffnung, dass IHN persönlich das nicht so hart treffen wird. Dass er persönlich da irgendwie – halbwegs unbeschadet – durchkommt. Andere wird es härter treffen. Weil man selbst irgendwie irgendwas tut und überlegt und einen Plan hat, damit das Unglück einen selbst nicht so sehr trifft.

Fakt aber ist, dass in Zukunft jedes Jahr mehr Menschen in Rente gehen als neue Mitarbeiter in den Arbeitsmarkt eintreten.

Natürlich kann ich nun hoffen, dass mich persönlich das nicht so sehr trifft. Ich kann „Purzelbäume schlagen“ um die wenigen neu in den Arbeitsmarkt eintretenden Mitarbeiter für mein Unternehmen zu begeistern. Ich kann auf die Regierung und ein Zuwanderungsgesetz hoffen. Auf Anerkennung von Abschlüssen. Ich kann das natürlich auch von der Politik fordern.

Aber das Problem wird weder durch Einwanderung noch über immer bessere Rahmenbedingungen zu bewältigen sein.

Das einzige was hilft ist Automatisierung und Digitalisierung.

Und ich persönlich finde, das ist eine gute Nachricht!

Ich persönlich träume von einem Restaurant wo kleine Roboter den Tisch abputzen und mir mein Essen servieren. Ich dafür aber von einer „Wohlfühl-Assistentin“ betreut werde. Selbstverständlich kann es auch ein „Wohlfühl-Assistent“ (m/w/d) sein. Ein Mensch jedenfalls, der Zeit hat für die Gäste. Der Small-Talk oder gar ein Gespräch anbietet. Gleichgültig ob ich das wünsche oder nicht. Ich kann den „Service“ auch ablehnen. Aber es sollte mir angeboten werden. Und der Mensch sollte eben nicht gleich wieder verschwinden, weil gerade irgendein „Proll“ vom Nebentisch sein 10. Bier serviert haben möchte. Das bitteschön kann ein Roboter übernehmen.

Ich träume davon, dass es in Unternehmen statt einer „Personalabteilung“ eine „Herzens-Personalerin (m/w/d)“ gibt. Ein Mensch, der Zeit hat sich mit den Mitarbeitern zu unterhalten. Über alles. Denn Arbeit & Leben gehören zusammen. Wenige Menschen können sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren, wenn man gerade ums Sorgerecht kämpft. Wenn der Partner gerade an Krebs erkrankt ist. Oder oder. Ein/e Personaler/in der Führsorge, die nicht nur zuhört, sondern sich kümmert. Um Lösungsmöglichkeiten aufrichtig bemüht sein kann, weil ein „digitaler Assistent“ die administrativen Dinge übernimmt.

Ich träume von einer Pflegerin (m/w/d), die für mich da sein kann, wenn ich gerade Gesprächsbedarf habe. Bei einer europaweit überalternden Gesellschaft werden wir es niemals erreichen, dies über ein „mehr an Personal“ zu bewältigen. Denn so lange ich rede, wird die Oma nebenan nicht die Toilette aufsuchen können.

Ich träume davon, dass Schüler individuell von Künstlichen Intelligenzen beim Lernen unterstützt werden. Dass wir das bestmöglichste aus jedem Schüler ans Licht bringen. Eine KI wird nicht müde Fehler aufzuzeigen und Übungen zu wiederholen. Ein Lehrer (m/w/d) dagegen ist verpflichtet allen Schülern gerecht zu werden. Und es ist unfair sich immer am schlechtesten Schüler aufzuhalten, während starke Schüler sich langweilen und nicht gefördert werden.

Kurzum: Ich trete dafür ein, dass ALLE Prozesse, die nicht unmittelbar von Menschen ausgeübt werden müssen automatisiert und digitalisiert werden. Den Menschen aber „menschenwürdige“ Arbeit überlassen wird. Und was gibt es menschenwürdigeres als sich um Menschen zu kümmern? Diese Form von Menschlichkeit, die – meiner persönlichen Meinung nach – nicht an Roboter oder KI`s übergeben werden sollte und kann.

Was mich an der KI-Euphorie stört ist, dass so getan wird als wäre alles einfach ein „intelligentes Problem“. Aber menschliche Zuwendung für andere Menschen ist nunmal kein Problem von „Intelligenz“. Es hat etwas mit Lebenserfahrung und menschlicher Wärme zu tun. Das kann ein Roboter schwerlich glaubhaft vermitteln. Aber Automatisierung und Digitalisierung ist prima darin uns Menschen von rein administrativen Dingen zu entlasten. Und nur genau dann werden wir wirtschaftlich stark bleiben und uns dennoch zu einer werteorientierten Gesellschaft entwickeln.

Ich trete deshalb dafür ein, dass es das Ziel sein muss möglichst viele administrativen oder rein mechanische Tätigkeiten auf Roboter und KI zu übertragen und Menschen in Zukunft Verantwortung für MENSCHENWÜRDIGE Arbeiten zu übertragen. Jedes Unternehmen ist deshalb aufgefordert zu überlegen was menschenwürdige Arbeit für das eigene Unternehmen bedeutet. Und ich bin überzeugt davon, dass es eben genau KEINE menschenwürdige Arbeit ist Häkchen in Excel-listen zu setzen.

Ich persönlich glaube, dass das eine gute Nachricht ist. Für Arbeitgeber wie auch für Arbeitsnehmer wie auch für die gesamte Gesellschaft.

Was ändert sich durch einen Jobwechsel?

Heute habe ich mich sehr gefreut über eine Mail einer meiner Kandidatinnen! Aber lesen Sie gerne selbst was sie schreibt 🙂

Frau Vera A., Vertriebsassistentin, 42 Jahre, Ort: Köln

Liebe Frau Moser,

ich möchte mich nochmals sehr herzlich bei Ihnen bedanken. Meine Probezeit ist inzwischen abgelaufen und so schreibe ich Ihnen gerne, was sich für mich nun alles verändert hat.

Seit ich meinen Job gewechselt habe, habe ich viele positive Veränderungen erlebt. Zum einen habe ich jetzt flexiblere Arbeitszeiten, was es mir ermöglicht, Beruf und Familie besser unter einen Hut zu bringen. Das ist für mich als Alleinerziehende einer 8jährigen Tochter besonders wichtig. Ich konnte sogar meine Stunden etwas aufstocken und arbeite nun 30 Stunden. Außerdem verdiene ich jetzt mehr Geld als bei meinem letzten Arbeitgeber. Und um ehrlich zu sein: das kann ich auch wirklich brauchen 🙂

Ein weiterer großer Vorteil des Jobwechsels ist, dass ich nun neue Aufgabenfelder bekommen habe. Ich habe viele Jahre lang die immer selben Aufgaben gemacht und war deshalb schon manchmal gelangweilt. Aber jetzt lerne ich im neuen Job auch neue Aufgaben kennen. Z.B. darf ich jetzt Blogbeiträge und Werbemails schreiben. Das fordert mich kreativ heraus und macht mir richtig Spaß. Ich bin sehr froh darüber, dass ich den Schritt gewagt habe und ich erinnere mich noch gut daran, dass es schon nicht ganz einfach war, mich zu überzeugen!

Vielen Dank und viele Grüße

Lieben Dank Frau A. für die nette Nachricht! Ich freue mich riesig, dass es Ihnen so gut geht und wünsche Ihnen weiterhin alles Gute!

Was ist das Geheimnis Ihres Erfolges?

Diese Frage wird mir oft gestellt, insbesondere wenn wir wieder einmal eine schwierige Position besetzen konnten oder wenn wir in kürzester Zeit das passende Profil für einen Kunden gefunden haben.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in meinem Team!

Meine Mitarbeiter haben die freie Wahl welche Positionen in welchen Branchen und bei welchen Kunden-Unternehmen sie besetzen möchten. Wer auch immer im Team das Projekt gestaltet steht voll und ganz hinter dem Kundenunternehmen und der Position, die es zu besetzen gilt. Und so kommt es durchaus vor, dass verschiedene Positionen beim selben Unternehmen von unterschiedlichen Team-Mitgliedern besetzt werden. Denn sie machen nicht einfach nur einen Job. Sie entscheiden sich aktiv dafür diese oder jene Position zu besetzen. Ganz einfach, weil es ihnen Freude macht.

Wir legen großen Wert auf gute Beziehungen zu unseren Kunden und Kandidaten. Wir arbeiten langfristig ausschließlich mit Unternehmen zusammen, die unsere Tätigkeit und unsere Kandidaten wertschätzen und zügig auf Gesprächsanfragen und Feedback reagieren.

Wir arbeiten hart daran, die Prozesse zu verbessern und bleiben ständig mit allen Beteiligten in Kontakt. Wir versenden nicht einfach nur Profile, – wir kümmern uns!

Oftmals sind es nur kleine Missverständnisse oder Unklarheiten im Verlauf des Gesprächs, die den Einstellungsprozess verzögern oder woran es letztlich sogar scheitern kann. Wir klären diese Dinge schnell und geben gegebenenfalls Denkanstöße, damit das Zusammenfinden von Kandidat und Unternehmen vielleicht doch noch reibungslos verlaufen kann.

Kurz gesagt: Das Geheimnis unseres Erfolges ist unser engagiertes und kompetentes Team, das sich mit Freude und Leidenschaft für Kunden und Kandidaten einsetzt und dabei stets auf gute Beziehungen achtet.

Branchen der durch uns vermittelten Kandidaten im Jahr 2022

Die Statistik zeigt die Branchen, in denen im vergangenen Jahr Kandidaten durch uns erfolgreich vermittelt wurden. Die meisten vermittelten Kandidaten wurden im Baugewerbe gefunden, gefolgt vom Maschinen- und Anlagenbau, Automotive und der Medizintechnik/Pharma-Industrie.

Fehlerkultur

Es ist grundsätzlich gut Fehler machen zu dürfen. Ganz vermeiden lässt es sich sowieso nicht. Und aus Fehlern kann man besonders gut lernen. Herrscht eine positive Fehlerkultur in einem Unternehmen können manchmal sogar alle im Team etwas daraus lernen.

Als Führungskraft ist es mitunter eine schwierige Entscheidung, ob man bereits eingreift, wenn man einen Fehler kommen sieht oder bei welchen Fehlern man vielleicht auch einfach mal abwarten kann.

Manche Führungskräfte befürchten, dass bei einer positiven Fehlerkultur mehr Fehler gemacht werden. Das trifft aber grundsätzlich natürlich nicht zu. Kein Mensch macht absichtlich Fehler. Je früher ich jedoch als Führungskraft korrigiere desto höher die Gefahr, dass der Fehler erneut gemacht wird. Aus eigener Erfahrung lernt man einfach besser und schneller. Wenn Sie einen Menschen einen Fehler machen lassen, können Sie davon ausgehen, dass er oder sie den Fehler sehr wahrscheinlich nicht noch einmal machen wird. Zumindest sofern die Konsequenzen unangenehm sind.

Der andere Vorteil ist, dass Mitarbeiter sich nicht ständig kontrolliert fühlen. Zudem sind nicht alle Menschen sehr kritikfähig und fühlen sich schnell angegriffen. Natürlich kann man versuchen besonders sensibel zu kommunizieren. Aber letztlich hängt es eben auch an den Menschen und wie sie das Gesagte aufnehmen und verstehen wollen.

Dennoch vertrete ich nicht die Ansicht, dass möglichst viele Fehler gemacht werden sollten. Denn grundsätzlich ist das Korrigieren von Fehlern teuer und zeitintensiv. Und nicht aus jedem Fehler lässt sich etwas lernen. Häufig geschehen Fehler aus Unaufmerksamkeit, – und das sind meist auch genau die Fehler, die dann immer und immer wieder gemacht werden.

Es ist also ein schmaler Pfad zwischen „eingreifen“ und „machen lassen“ und man muss als Führungskraft immer wieder abwägen.

Ich wünsche gutes Gelingen 🙂

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